多様な働き方が進む今、求められる購買業務の効率化

新型コロナウイルス感染症の拡大により、2021年1月に2度目の緊急事態宣言が発出されました。
多くの企業では商談や会議の在り方、働き方の変化に伴い、必需品の購買業務にもオンライン化の波が起き始めています。在宅勤務など多様な働き方が求められる今、そのポイントはどこにあるのか、2020年4月の緊急事態宣言の発出前後に実施した調査をもとに、今後の購買業務の効率化を図るうえでのポイントを考えました。この調査では、「非計画購買」と呼ばれる業務上、突発的に発生する購買活動に焦点を当てています（期間：2020年4月3日～13日、対象者：業務でオンライン購買サービスを利用したことがある20～69歳の全国の男女2,440人、調査会社：株式会社クロス・マーケティング）。

1度目の緊急事態宣言の発出前後における非計画購買の発生率は6割強

2020年の緊急事態宣言の発出前後に、会社で突発的に必要になったものを直近1か月間において購入したことがあるかを聞いたところ、63%がこうした非計画購買の経験があると答えました。また、非計画購買が発生する場面の第3位に「社会情勢やそれに伴う会社の動向を受けて（マスク・消毒液などを購入）」がランクインし、この割合は、2020年4月に緊急事態宣言が発出された時点での過去3か月間（直近1か月間を除く）および過去6か月間（直近3か月間を除く）と比較しても、有意に高いことが分かりました。このことから、前回の緊急事態宣言の発出前後は、感染を防ぐためのマスク・消毒液といった衛生用品などを、急遽、購買する必要に迫られた様子がうかがえます。

回答結果：上位3位までに挙げられた回答は、「普段使用のオフィス用品が不足し、定期的な補充が間に合っていない（53.5%）」「普段は使わないオフィス用品が必要になって（50.7%）」「社会情勢やそれに伴う会社の動向を受けて（マスク・消毒液などを購入）（42.1%）」でした。

回答結果からの考察：「社会情勢やそれに伴う会社の動向を受けて（マスク・消毒液などを購入）」および「上司・上長の指示で」非計画購買が発生したという割合は2020年の緊急事態宣言が発出された時点での過去3か月間（直近1か月間を除く）および過去6か月間（直近3か月間を除く）と比較しても、直近1か月間において有意に高くなりました。

平時と異なる購買方法への戸惑い、紙での経費精算が負担に

コロナ禍での非計画購買において困ったこととして、商品到着までに時間がかかることに加え、普段使用しているサービスでは手に入らない、価格の比較ができないといった平時とは異なる購買方法に戸惑う声が挙げられました。さらに、平時だった他の期間と比べると、紙での経費申請の負担、領収書の受け取り忘れや稟議の差し戻しなどのお悩みの割合が有意に高くなっており、経費精算が負担になっていた様子がうかがえます。

回答結果：上位には、「注文から到着までの時間がかかる（24.1%）」「普段使っている通販サイト・サービスでは手に入らない（22.6%）」「価格の比較ができない（22.2%）」といった点が挙げられました。

回答結果からの考察：平時だった他の期間と比べると、2020年の緊急事態宣言の発出前後における直近1か月間では、「普段使っている通販サイト・サービスでは手に入らない」「紙での経費申請を行っており、面倒」「領収書やレシートの受け取りを忘れることがある」「稟議が差し戻されることが多い」というお悩みの割合が有意に高くなっていました。

日常的に発生する非計画購買に関して担当者と決裁者が抱える課題

この調査では、1度目の緊急事態宣言の前後だけでなく、それ以前の平時における非計画購買についても聞いています。

平時を含めた非計画購買に関して、担当者が抱える課題として、納期に時間を要する、価格比較ができないこと、商品を探す手間などが挙げられ、突発的に発生した購買業務に対して迅速にどう対処できるかという不安があると言えます。

また、従業員による購買業務の承認者（決裁者）は、必要な経費なのかの判断や購入価格の事前比較がなされていたのかの確認が難しい、購買の可視化ができていないといった、非計画購買における透明性の確保を課題と感じています。

回答結果：平時を含めた非計画購買に関して、担当者が抱える課題として、上位には「注文から到着までの時間がかかる（23.7%）」「価格の比較ができない（21.7%）」「売っている場所が分からない、探すのが手間（21.4%）」が挙げられました。

回答結果：平時を含めた非計画購買に関して、決裁者は「本当に必要な経費なのか判断が難しい（22.4%）」「購買に無駄が発生していそうだが、可視化できていない（19.9%）」「申請者が価格の比較を行なったのか不明（19.3%）」など、購買業務の透明性に課題を感じています。

Amazonビジネスの利用者は配送速度、価格の安さ、品揃えの多さを評価

この調査の最後に、Amazonが提供する法人向けEコマースAmazonビジネスを利用していると回答した方に、その利用理由を尋ねました。上位には配送速度、求めやすい価格、豊富な品揃えが挙げられ、こうしたAmazonビジネスの特長は、非計画購買における調査結果から浮かび上がってきた「注文から到着までの時間がかかる」「価格の比較ができない」「売っている場所が分からない、探すのが手間」といった課題にお応えできるものと考えます。加えて、購買データの蓄積やデータ活用ができることで、デジタル化による購買業務の可視化をAmazonビジネスの利用理由としている回答も一定数ありました。2020年4月にAmazonビジネスを本格導入された事業者様からは、「Amazonビジネスで購入することで、それまで必要とされていた稟議書の申請や承認が不要になり、購買業務の効率化という改革が実現しました」というお声をいただきました。

^{回答結果：Amazonビジネスを最も利用する理由の上位には、「注文したらすぐ届く（39.1%）」「商品の価格が安い（32.3%）」「商品の選択肢が豊富（31.2%）」がランクインしました。また「社内に購買データが蓄積される・活用できる（12.8％）」と、デジタル化による購買業務の可視化を理由に挙げた回答が一定数ありました。}

新しい生活様式への対応に向けた非計画購買のポイント

新しい生活様式への対応の一環として、テレワークやローテーション勤務、時差出勤などの多様な働き方が求められる中、突発的に発生する必需品の購買業務のさらなる効率化を図ることで、より柔軟性の高い働き方を実現できます。

一連の調査結果から、非計画購買のポイントとして、豊富な品揃えがあり、スピーディーな配送が提供されていること、そして簡便かつ可視化された購買・承認プロセスが用意されていることが挙げられます。予期せぬ状況に迅速に対応するうえで、使い勝手の良い選択肢を持っておくことが購買業務、そして経費精算の効率化にもつながると言えます。

＜調査概要＞

目的：業務上、突発的に生じる非計画購買に関する調査

期間：2020年4月3日（金）～13日（月）

方法：インターネット調査

対象者：業務でオンライン購買サービスを利用したことがある20～69歳の全国の男女2,440人

調査会社： 株式会社クロス・マーケティング